Kebijakan Privasi

1 Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan data yang diperlukan untuk mengoperasikan bot OCR dan menjalankan fungsi BPO secara optimal:

• Data Identitas & Kontak: Nama lengkap, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, dan informasi akun pengguna.
• Data Invoice & Dokumen Usaha: Gambar, foto, berkas PDF, atau dokumen finansial/invoice yang Anda kirimkan melalui bot WhatsApp untuk diproses oleh sistem OCR (Optical Character Recognition).
• Data Transaksi & Finansial: Informasi hasil ekstraksi teks dari invoice, termasuk nama vendor, tanggal transaksi, nominal, dan detail item.
• Data Teknis: Alamat Protokol Internet (IP Address), jenis perangkat, sistem operasi, serta data log aktivitas saat mengakses platform Kami.

2 Tujuan Pemrosesan Data

Selaku penyedia BPO dan bot otomatisasi, Notakita menggunakan data Anda untuk:

• Ekstraksi Data Otomatis: Membaca, memindai, dan mengonversi gambar invoice menjadi data teks digital yang terstruktur melalui bot What Scan OCR.
• Pelaksanaan Layanan BPO: Menjalankan fungsi alih daya pemrosesan data, administrasi keuangan, atau pembukuan sesuai dengan kontrak kerja sama antara Kami dan perusahaan Anda.
• Manajemen Akun & Dukungan Teknis: Membantu proses verifikasi identitas, menyelesaikan kendala teknis, dan merespons pertanyaan pelanggan.
• Kepatuhan & Audit: Memenuhi kewajiban pelaporan keuangan, perpajakan, atau hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia.

3 Kerahasiaan dan Pengungkapan Data

Kami menjaga prinsip kerahasiaan tingkat tinggi dan tidak akan pernah menjual atau menyewakan data Anda kepada pihak ketiga. Kami hanya membagikan data Anda dalam koridor berikut:

• Mitra Infrastruktur Teknologi: Penyedia layanan penyimpanan data (cloud server) dan penyedia API WhatsApp resmi yang terikat kontrak kerahasiaan ketat dengan Kami.
• Klien Korporat (Prinsipal BPO): Jika Anda adalah karyawan atau vendor dari perusahaan yang menyewa layanan BPO Kami, data hasil pemrosesan akan diserahkan kembali secara utuh kepada perusahaan tersebut.
• Penegakan Hukum: Jika diwajibkan oleh undang-undang, putusan pengadilan, atau permintaan resmi dari otoritas berwenang di Indonesia.

4 Keamanan dan Retensi Data

• Keamanan Tingkat Tinggi: Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis (seperti enkripsi data) dan organisasional guna mencegah akses tidak sah, kebocoran, perubahan, atau penghancuran data invoice Anda secara ilegal.
• Batas Penyimpanan: Dokumen invoice dan data pribadi akan disimpan selama periode kontrak layanan BPO aktif, atau selama waktu yang diwajibkan oleh regulasi hukum keuangan. Data akan dihapus atau dianonimkan secara permanen setelah masa retensi berakhir.

5 Hak-Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai dengan regulasi pelindungan data pribadi yang berlaku (UU PDP), Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses dan meminta salinan data pribadi atau dokumen invoice yang kami simpan.
• Memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Meminta penghapusan data Anda dari sistem kami (dengan pemahaman bahwa hal ini dapat menghentikan fungsi layanan bot atau kontrak BPO).
• Menarik kembali persetujuan pemrosesan data yang telah diberikan sebelumnya.

6 Perubahan Kebijakan Privasi

Notakita berhak memperbarui Kebijakan Privasi ini sewaktu-waktu guna menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan regulasi hukum terbaru. Setiap perubahan akan dipublikasikan langsung di halaman situs web notakita.com dengan memperbarui "Tanggal Berlaku".